Post hat mir eigentlich schon immer Angst gemacht. Meist kommt sie in hässlichen, unpersönlichen Umschlägen mit Fenster daher und lässt mich über den Absender rätseln.

Seit ich in Berlin wohne und hausverwaltungsbedingt keinen Briefkasten habe, grusele ich mich noch ein Stücken mehr vor dem Geräusch des klackerndes Briefschlitzes, durch den ich wie im Mittelalter meine hoheitlichen Briefe erhalte. Vom Finanzamt, vom Arbeitsamt, vom Steuerberater, vom Anwalt – und ganz, ganz selten, auch mal von meinen Freunden. Ihr wisst ja, Post als Erwachsene zu erhalten, bedeutet selten etwas Gutes.

Am schlimmsten ist es, wenn ich beim Arbeiten vom Postboten unterbrochen werde, der gerade meine Unterlagen durch den Schlitz fingert. Fast so, als ob er dann ohne mein Wissen in der Wohnung wäre.

Erst, als der metallene Schlitzvorhang wieder zufällt, weiß ich, dass er weg ist. Und bekomme Panik, was er dieses Mal wieder hinterlassen hat.

Als mir eine Freundin zufällig von CAYA erzählte, wusste ich: ICH MUSS DIESEN DIENST HABEN. Denn CAYA empfängt meine tägliche Post digital. Meine gesamte Briefpost wird mittels Nachsendeauftrag an eines der CAYA Scan Center in Deutschland zugestellt und als PDF in meinen CAYA-Posteingang hochgeladen. Das fühlt sich dann fast so an, wie eine ganz normale Mail zu bekommen. Weniger nach Herzinfarkt durch Zettelwirtschaft also, und mehr nach herzlich Willkommen im 21. Jahrhundert.


So sieht deine Post digitalisiert aus

Tatsächlich war ich überrascht, dass ich bis vor Kurzen noch nie etwas von dieser Dienstleistung gehört hatte. Schließlich bin ich seit 2017 selbstständig und immer wieder monatelang nicht in Berlin. Ich kann mich noch an die vielen, nervigen Telefonate erinnern, in denen ich Freunde darum bitten musste, meine Post einmal wöchentlich aufzusammeln, abzufotografieren und per WhatsApp zu senden. Immer hatte ich Angst, etwas zu verpassen.

Mit CAYA kann mir das jetzt nicht mehr passieren. Ob im Homeoffice, oder auf Fuerteventura: Wenn ich bei einem meiner Roadtrips eine Strafe gesammelt habe, werde ich das garantiert mitbekommen – und nicht erst einen Monat später bei der dritten Mahnung. Einschreiben sind übrigens auch im Dienst inkludiert, was ich sehr nützlich finde.

Okay … und wie richte ich mir jetzt so ein Konto ein?

Du gehst auf www.getcaya.com, wählst deinen Tarif  – Privatperson oder Selbstständige und Unternehmen ab 5,99 Euro / Monat – aus und kannst sofort mit dem Outsourcing beginnen.

Denn schon die Einrichtung des Nachsendeauftrags erfolgt vollständig durch CAYA. Ich musste mich also nicht mit der deutschen Post auseinandersetzen und lediglich ein paar digitale Häkchen setzen. Der Dienst ist super handy und hat jedes Problem, das auftreten könnte, bereits vorab mitgedacht.

Nach einer Woche hatte ich bereits meinen Elster Aktivierungscode im Postfach. Ganz witzig eigentlich, denn Elster ist immer sehr bedacht, wichtige Dokumente gaaaaanz altmodisch via Briefpost zu senden. Ob die wissen, dass es eine Möglichkeit gibt, das zu umgehen? ;)

Doch … wie funktioniert das Ganze eigentlich technisch?

Sobald meine Post im Scancenter eintrifft, wird sie automatisiert nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet. Danach wird sie von den Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert.

Abhängig vom Tarif, wird diese dann vernichtet, als Sammelsendung am Ende des Monats zugesandt oder ins Langzeitarchiv überführt. Angst vor neugierigen Nasen muss hier übrigens niemand haben: Der Scanprozess entspricht höchsten Sicherheitsanforderungen und ist DSGVO-konform.

Hier gibt es alle Antworten zum Thema Digitaler Posteingang direkt bei CAYA zum Nachlesen.

Was bringt Caya – abgesehen davon, dass ich überall Zugriff auf Post habe?

Seit ich CAYA nutze, musste ich nie wieder gutes Licht suchen um irgendeinen Wisch vom Finanzamt für meine Krankenversicherung einzuscannen. Ich hätte nicht gedacht, dass es meinen Geist derart beruhigt, alle an mich adressierten Dokumente an einem Ort zu sammeln.

Denn CAYA ist nicht nur digitaler Briefkasten, sondern auf dem besten Weg zum All-in-One Büro 4.0 zu werden.

Die CAYA Document Cloud kann bereits Texterkennung (OCR) und die machine-learning-basierte Extraktion von Daten. So werden wichtige Informationen wie Absender und Betreff automatisiert erfasst. Dasselbe gilt für Rechnungsbetrag, Zahlungsempfänger, IBAN, BIC und Überweisungszweck. So kannst du bereits ganz einfach aus einem PDF heraus Dokumente mit dem PDF Editor bearbeiten, Rechnungen via PayNow bezahlen oder mit Kollegen teilen.

CAYA kann sogar mit Stempeln und Anmerkungen arbeiten! Ein Traum für jeden, der das digitale Arbeiten nicht nur liebt, sondern auch wirklich braucht, um Überblick zu bewahren.

Auch cool

1. Grenzen setzen

Mit Filtern kann ich festlegen, welche Dokumente ich in meiner Übersicht sehen möchte. Wenn ich nur die Rechnungen vom letzten Dezember brauche, kann ich den Filter darauf setzen.

2. Strukturierte Ablage

Da CAYA wie ein Postfach funktioniert, kann ich auch Ordner und Unterordner anlegen und Dokumente ganz easy via Drag & Drop verschieben. Stress no more!

3. Postbox-Adresse

Auch cool: CAYA bietet jedem Kunden eine individuelle Postbox-Adresse an, die sich aus dem eigenen Namen, der individuellen Kundennummer und der Postleitzahl von CAYA zusammensetzt. Die ist zwar nicht ladungsfähig, sollte also nicht als Firmenadresse verwendet werden – kann aber trotzdem als reine Postanschrift im Impressum hinterlegt werden.

Na, überzeugt?

Dann hol dir jetzt CAYA. Mit dem Gutscheincode gp10 gibt es 10 % Rabatt für 12 Monate auf alle CAYA Tarife.